Mitarbeiterbefragung: 6 Tipps für die perfekte Umfrage

Die Ergebnisse einer Mitarbeiterumfrage können dafür eingesetzt werden, das Employee Engagement zu erhöhen. Folglich können diese damit auch zur Optimierung der Produktivität im Unternehmen dienen.

Damit die Mitarbeiterumfragen die hilfreichen Erkenntnisse liefern, müssen sie professionell aufgesetzt und durchgeführt werden. Am besten sollten diese auch anonym gestellt werden, da Mitarbeiter sonst oft nicht ehrlich antworten. Über die Mitarbeiterplattform Workbase können Unternehmen diese Umfragen super einfach erstellen.

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Deine Vorteile an einer Mitarbeiterumfrage:

• Du kannst das Feedback deiner Mitarbeiter nutzen, um Prozesse im Unternehmen zu verbessern
• Du kannst dir aus Mitarbeiterperspektive die Stärken deiner Firma zeigen und außerdem herausfinden, woran du noch arbeiten musst
• Du kannst Mitarbeitern das Gefühl geben, Mitzuwirken und somit ein wichtiger Teil der Firma zu sein
• Du förderst die Kommunikation deiner Mitarbeiter untereinander

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Was sind Mitarbeiterumfragen?

Mitarbeiterumfragen werden oft in regelmäßigen Abständen in der gesamten Belegschaft durchgeführt und können Fragen zur Zufriedenheit mit verschiedenen Aspekten des Arbeitens im Unternehmen beinhalten. Im Sinne eines kontinuierlichen Feedback Managements dienen sie der Personalabteilung zur Einschätzung und Verbesserung des Employee Engagements.

Es können aber auch kurze Umfragen wie etwa “Kennst du jemanden, der bei uns auch arbeiten könnte?” sein, um mögliche neue Mitarbeiter zu akquirieren. Es gibt verschiedenste Möglichkeiten. Bei Workbase haben wir einige bewährte Umfragen-Vorlagen, die mit einem Klick an alle Mitarbeiter verschickt werden können.

{"state":"green", "description":"Heutzutage wechseln die Mitarbeiter in der Regel spontan. Zumindest denken das oft Führungskräfte und Gesellschafter. Doch oft stauen sich Probleme und Sorgen lange Zeit unausgesprochen an. Bis das Fass überläuft, wird es in der Chefetage meist nicht bemerkt und plötzlich verlassen mehrere wichtige Mitarbeiter das Unternehmen. Mit digitalen Umfragen unbedingt vorsorgen."}

Damit deine Mitarbeiterumfrage zu einem vollen Erfolg wird, sind zwei Parameter entscheidend. Zum einen spielt der prozentuale Anteil der Teilnehmenden an der gesamten Teamgröße eine Rolle, zum anderen ist die Qualität und Nutzbarkeit der Antworten relevant.

Um die Belegschaft zu motivieren, regelmäßig an Mitarbeiterumfragen teilzunehmen und eine hohe Antwortqualität sicherzustellen, können verschiedene Methoden zum Einsatz kommen:

• Digitale Tools: Die Mitarbeiterplattform, die Umfrage besonders schnell und effizient durchzuführen. Die Mitarbeiter werden bei einer neuen Umfrage benachrichtigt und diese erscheint ganz oben auf dem Newsfeed - und geht erst weg, wenn die Umfrage beantwortet wurde.
• Gute Kommunikation: Warum sollten Mitarbeiter an der Umfrage teilnehmen?
• Anonyme Umfragen: Wichtig ist, dass bei vielen Umfragen eine vollständige Anonymität der Antworten gewährleistet und kommuniziert wird. Bei Workbase Mitarbeiterumfragen ein Knopfdruck.
• Einfacher Ablauf: Mitarbeiterumfragen sollten einfach zugänglich und leicht verständlich sein.‍
• Richtige Auswertung: Selbst die besten Antworten deiner Mitarbeiter bringen nichts, wenn sie nicht adäquat ausgewertet und genutzt werden.

In den folgenden Abschnitten möchten wir uns die 5 Aspekte einer gelungenen Mitarbeiterumfrage im Detail anschauen.

Die perfekte Mitarbeiterbefragung erstellen - 6 Muster-Tipps

Digitale Tools wie die Mitarbeiterplattform Workbase bieten dir die Möglichkeit, eine Mitarbeiterumfrage mit wenigen Klicks zu erstellen. Doch du solltest auch wissen, wie eine Mitarbeiterumfrage im optimalen Fall aussehen muss, damit du konkrete Ergebnisse aus ihr ziehen kannst.

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Tipp 1: Offene oder geschlossene Fragen?

Bevor du eine Umfrage erstellst, solltest du dir im Klaren darüber sein, welche Erkenntnisse du ihr entnehmen möchtest. Dafür spielt die Wahl der Fragen eine sehr wichtige Rolle.

Bei einer offenen Frage handelt es sich um die Möglichkeit, dass deine Mitarbeiter ihre Antwort selbst und umfassend verfassen können. Ein Beispiel könnte sein: “Wie nimmst du persönlich die Stimmung im Unternehmen wahr?”

Eine geschlossene Frage gibt die Antwortmöglichkeiten und ihre Anzahl vor: “Würdest du mit dem Bus statt mit dem Auto zur Arbeit kommen? ja / nein / vielleicht”.

Geschlossene Fragen erweisen sich grundsätzlich für Umfragen als besser, da sie sich leichter und zügiger auswerten lassen. Auch die Mitarbeiterumfrage selbst geht wesentlich schneller von der Hand und macht mehr Spaß für den Mitarbeiter. Der Nachteil ist jedoch, dass die “persönliche Note” fehlt und manche Aspekte bei der Befragung vielleicht nicht beantwortet werden.

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Tipp 2: Niemals eine Wertung vorgeben

Du darfst bereits bei der Fragestellung deiner Belegschaft niemals vorschreiben, wie sie antworten sollen. Das sähe dann etwa so aus: “Uns schmeckt das Essen in der Kantine sehr gut, wie lecker findest du es?”

Durch eine Fragestellung wie diese, werden die Mitarbeiter bereits vor ihrer Entscheidung beeinflusst. Die Antwort ist in keinem Falle repräsentativ, da sie nicht ihre freie Meinung widerspiegelt. Vielleicht haben sie je nach Aufbau der Umfrage noch nicht einmal die Möglichkeit, sich so zu äußern, dass ihnen das Essen in der Kantine nicht schmeckt.

Besser ist es, die Frage neutral zu formulieren: “Schmeckt dir das Essen in der Kantine?” Die Mitarbeiter können hier frei und offen antworten und werden nicht zu einer Antwort gedrängt.

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Tipp 3: Auch mit schlechten Antwortmöglichkeiten umgehen

Wenn du als Arbeitgeber deinen Angestellten Fragen stellst, musst du ihnen auch Raum für negative Antworten bieten. Das spielt insbesondere bei geschlossenen Fragen eine wichtige Rolle, da deine Mitarbeiter hier nicht ihre persönliche Erfahrung beschreiben können.

Deine Mitarbeiterumfrage sollte also auf die Frage “Wie empfindest du die Zusammenarbeit mit deinen Kollegen?” nicht nur die Antworten “bestens / sehr gut / gut” enthalten, sondern auch Antworten wie “mittelmäßig / schlecht / miserabel” bieten. Nur so bekommst du aussagekräftige Ergebnisse!

Auch wenn dies logisch klingt und hier etwas überspitzt dargestellt ist, wird in der Praxis dieser Fehler doch noch oft gemacht.

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Tipp 4: Keine Doppelfragen nutzen

Es gibt nichts Schlimmeres, als wenn du gleich mit der ersten Frage deine Mitarbeiter verwirrst. Auch dann wirst du keine guten Ergebnisse aus deiner Mitarbeiterumfrage erhalten. 

Ein Beispiel, wie es nicht aussehen sollte, sind Doppelfragen. Richtig befremdlich wird es, wenn du bei den Doppelfragen noch zwei oder mehr Themen ansprichst, die nichts miteinander zu tun haben: “Wie gefällt dir dein Büro, was sagst du zum Dienstwagen und wann sollte die Weihnachtsfeier dieses Jahr stattfinden?”

Teile derartige Fragestellungen lieber in drei einzelne Fragen auf. Bei der Gestaltung deiner Mitarbeiterumfrage solltest du die Fragen ebenfalls nach Thematiken ordnen. Eine Erkundigung zum Dienstwagen passt vielleicht eher zu einer Frage nach der Parkplatzsituation und nicht zum Büro.

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Tipp 5: Kreative Umfragen entwickeln

Du kennst das vielleicht, wenn du in jedem aufeinanderfolgenden Satz immer und immer wieder die gleichen Wörter liest. Wirkt irgendwann ermüdend, oder? 

Der gleiche Effekt tritt auch bei deinen Mitarbeitern ein, wenn sie bei deiner Mitarbeiterumfrage andauernd mit den gleichen Fragen konfrontiert werden: “Wie kommst du mit deinen Kollegen klar? Wie bewertest du deine Büroausstattung? Wie schmeckt dir der Kaffee? …”

Sei kreativ, stelle die Fragen anders und arbeite mit Synonymen.

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Tipp 6: Arbeiten Sie Ergebnisse systematisch auf

Die beste Mitarbeiterbefragung bringt nichts, wenn diese nicht richtig ausgewertet wird. Workbase bietet etwa ein integriertes Auswertungstool, wo zu jeder Umfrage mehrere interessante Daten eingesehen werden können. Andere Tools bieten auch begrenzte Auswertungsfunktionen -> Nutzen Sie diese!

Vor allem, wenn die Wünsche und die Kritik der Mitarbeiter schnell umgesetzt wird, kommt dies besonders gut an uns regt die Mitarbeiter an, auch in Zukunft sich Zeit für diese zu nehmen.

Vorteile einer regelmäßigen Mitarbeiterbefragung:

• Halte deine Mitarbeiter bei dir: Anstatt ständig neu zu suchen, bleibt Dein Team Dir erhalten.
• Verbessere das Wohlbefinden: Eine simple, aber effektive Möglichkeit, etwas für die Belegschaft zu tun.
• Steigere die Wertschätzung: Für ein besseres Miteinander innerhalb deines Unternehmens.

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Umfrageergebnisse: Hilfreich auch für Mitarbeiter und Kunden

Mitarbeiterumfragen können dir dabei helfen, viele Probleme und Defizite im Unternehmen erkennbar zu machen. Mit einer besseren Stimmung deiner Mitarbeiter untereinander kannst du auch das Onboarding neuer Mitarbeiter fördern. Die Neuen werden sich beim Onboarding freuen, wenn es Defizite gar nicht erst gibt, weil du sie im Anschluss deiner Mitarbeiterumfrage bereits beseitigt hast.

Besser Kommunikation im Unternehmen hilft aber nicht nur deinen Mitarbeitern, sondern wird sich auch positiv auf die Zufriedenheit deiner Kunden auswirken. 

Motivierte Mitarbeiter gehen nicht nur gut gelaunt miteinander um, sondern sind auch ebenso freundlich zu deinen Kunden. Deine Auftraggeber werden es schätzen wissen. 

Durch die Mitarbeiterplattform Workbase bist du immer auf der sicheren Seite, wenn du präzise Antworten auf bestehende Problemstellungen innerhalb der internen Kultur suchst. Die Mitarbeiterumfrage ist aber nur eine von zahlreichen Funktionen, die Workbase dir bietet.