Herausforderungen bei Conversion Studio

Mit der Expansion von Conversion Studio als führende Amazon-Agentur und der regelmäßigen Einstellung neuer Mitarbeiter wurde das Management der Mitarbeiterproduktivität und die effektive Einarbeitung zunehmend komplexer. Vor der Implementierung von Workbase war die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zeitaufwändig, da Manager viele Stunden damit verbrachten, die neuen Mitarbeiter manuell durch die Prozesse zu führen und alles im Detail zu erklären—jedes Mal von Grund auf neu. Darüber hinaus waren Informationen über mehrere Plattformen verstreut, was zu Ineffizienzen und erhöhten Betriebskosten führte. Dieser zerstreute Ansatz behinderte die Skalierbarkeit des Unternehmens erheblich, sodass neue Mitarbeiter oft Monate brauchten, um vollständig produktiv zu werden. Außerdem nahm es den Managern und Mitarbeitern unzählige Stunden Arbeitszeit weg.

Workbase bei Conversion Studio

Nach der Probe von drei verschiedenen Plattformen entschied sich Conversion Studio für Workbase, eine umfassende Mitarbeiterplattform, die Informationen mit einem Mitarbeiterportal, Trainings- und Wissensmanagement zentralisiert. Die Entscheidung wurde durch die Fähigkeit von Workbase getroffen, wesentliche Funktionen in einer benutzerfreundlichen Oberfläche zu bündeln. Das Mitarbeiterportal von Workbase ermöglichte es Conversion Studio, zentrale Dashboards für jede Rolle im Unternehmen zu erstellen, auf denen die Mitarbeiter alles Wichtige sofort finden können. Sie haben jetzt Seiten, Whiteboards, Wiki, eingebettete Apps, Ressourcen, Trainingsinhalte und vieles mehr jederzeit an einem Ort verfügbar, sofern sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Dieser Wechsel von manuellen, fragmentierten Prozessen zu einer automatisierten, einheitlichen Plattform war ein Wendepunkt für das Unternehmen.

Zum Beispiel dauerte es vor der Einführung von Workbase bis zu vier Monate, bis neue Mitarbeiter die Einarbeitung abgeschlossen hatten und voll produktiv waren. Mit Workbase wurde diese Zeit um mehr als 80 % verkürzt, sodass neue Mitarbeiter nun innerhalb von zwei Wochen vollständig eingearbeitet und produktiv sind. Dieser Effizienzgewinn war nicht nur auf die optimierten Trainingsprozesse zurückzuführen, sondern auch auf den sofortigen Zugang zu unternehmensweiten Informationen und den AI Assistant, der häufige Anfragen von Mitarbeitern in Sekunden beantwortete, ohne dass ein Eingreifen des Managements erforderlich war. Der AI Assistant ist auf alle internen Daten von Conversion Studio trainiert, sodass er die meisten Mitarbeiterfragen sofort und sehr genau beantworten kann.

Optimierung der Einarbeitung und Trainings

Die Trainingsmodule von Workbase waren entscheidend für die Umgestaltung des Einarbeitungsprozesses bei Conversion Studio. Zuvor mussten Manager viel Zeit in die Einarbeitung investieren und oft dieselben Informationen für jeden neuen Mitarbeiter wiederholen. Workbase ermöglichte die Erstellung fortgeschrittener Trainingskurse mit In-App-Aufnahme, Videobearbeitung und einem einfach zu bedienenden Editor. Mit eingebauten Quiz und Feedback-Mechanismen konnte der Fortschritt der Mitarbeiter gut verfolgt werden.

Zum Beispiel umfasste der Einarbeitungsprozess für einen neuen Projektmanager früher eine Reihe von Einzelgesprächen, die bis zu 10 Stunden der Zeit eines Managers in Anspruch nahmen. Mit Workbase wurden diese Sitzungen durch ein strukturiertes, automatisiertes Trainings ersetzt, das neue Mitarbeiter eigenständig absolvieren konnten. Diese und viele weitere Verbesserungen durch Workbase ersparten dem Unternehmen etwa 40 Stunden Managementzeit pro Monat. Darüber hinaus sorgten interaktive Quizze dafür, dass die neuen Mitarbeiter die Trainings nicht nur abschlossen, sondern auch die Informationen behielten, wie eine Erfolgsquote von 85 % bei Folgeprüfungen zeigte.

Steigerung der Produktivität

Workbase steigerte die Produktivität bei Conversion Studio erheblich, indem es Informationen zentralisierte und die Kommunikation vereinfachte. Vor Workbase verbrachten die Mitarbeiter durchschnittlich 45 Minuten pro Tag damit, Informationen auf verschiedenen Plattformen wie E-Mail, Slack und Google Drive zu suchen oder nachzufragen. Mit Workbase wurden alle relevanten Informationen in einem einzigen Portal zusammengefasst, wodurch die Zeit für die Suche nach Informationen um 70 % reduziert und die Notwendigkeit, Kollegen nach Informationen zu fragen, nahezu eliminiert wurde. Dies entsprach einer zurückgewonnenen Zeit von 15 Stunden pro Mitarbeiter pro Monat, die nun für produktivere Aufgaben genutzt werden konnte.

Auch der AI Assistant spielte eine entscheidende Rolle bei der Steigerung der Produktivität. Da er auf die internen Daten von Conversion Studio trainiert war, konnte der AI Assistant sofortige Antworten auf häufige Fragen geben, wodurch die Abhängigkeit von Personal- und Führungskräften verringert wurde. Beispielsweise wurden Fragen zu Unternehmensrichtlinien, Verfahren und spezifischen Projektdetails sofort vom AI Assistant beantwortet, was zu einem effizienteren Arbeitsablauf führte und den Mitarbeitern ermöglichte, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.

Verbesserung des Mitarbeiterengagements und der Transparenz

Das Mitarbeiterengagement und die Transparenz verbesserten sich deutlich mit der Einführung von Workbase. Die Nachrichtenfunktion der Plattform ermöglichte es Conversion Studio, Updates, Richtlinienänderungen und andere wichtige Informationen nahtlos im gesamten Unternehmen zu teilen. Zuvor wurden Unternehmensupdates per E-Mail oder Slack kommuniziert, was zu inkonsistenter Informationsweitergabe und geringerem Engagement führte. Mit Workbase wurden Updates nun über ein zentrales Nachrichtenportal geliefert, was eine nahezu 100 %ige Leserrate ermöglichte (möglich durch den Newsfeed, in dem neue Einträge verbleiben, bis sie angesehen wurden), sodass alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand waren.

Darüber hinaus ermöglichte die Umfragefunktion von Workbase Conversion Studio, regelmäßig umsetzbares Feedback von den Mitarbeitern einzuholen. Beispielsweise zeigte eine vierteljährliche Umfrage nach der Implementierung von Workbase, dass sich 81 % der Mitarbeiter besser informiert und in die Aktivitäten des Unternehmens einbezogen fühlten, was einem deutlichen Anstieg von den zuvor berichteten 60 % entspricht. Dieser Feedback-Loop ermöglichte es dem Management, Bedenken proaktiv anzugehen, was zu einem Anstieg der allgemeinen Mitarbeiterzufriedenheit um 24 % in den ersten sechs Monaten nach der Implementierung führte.

Die Ergebnisse

Die Einführung von Workbase hatte einen tiefgreifenden Einfluss auf die Betriebsabläufe von Conversion Studio. Der optimierte Einarbeitungsprozess verkürzte nicht nur die Trainingszeit um mehr als 80 %, sondern verbesserte auch die Konsistenz und Qualität der Trainings, sodass alle Mitarbeiter gut vorbereitet waren, um von Anfang an effektiv beizutragen. Die Produktivitätsgewinne waren erheblich, da die Mitarbeiter durchschnittlich 15 Stunden pro Monat sparten, indem sie zentralen Zugriff auf Informationen hatten und der AI Assistant routinemäßige Anfragen bearbeitete.

Diese Effizienzen führten zu greifbaren Geschäftsergebnissen, darunter eine 20%ige Steigerung der Projektabwicklungsgeschwindigkeit, bessere Projektqualitätsstandards und eine signifikante Reduzierung der Betriebskosten. Darüber hinaus trugen das gesteigerte Mitarbeiterengagement und die Transparenz, die durch Workbase gefördert wurden, zu einer positiveren Unternehmenskultur bei und reduzierten die Fluktuation der Mitarbeiter.