Die Herausforderungen

Als Liebl & Frank ihr Geschäft ausbauten, stießen sie auf mehrere Herausforderungen:

1. Fragmentiertes Datenmanagement: Die Nutzung mehrerer Plattformen, einschließlich Notion, führte zu Ineffizienzen beim Zugriff auf und der Verwaltung von Kunden- und Kandidateninformationen.

2. Zeitintensive Verwaltungsaufgaben: Routinetätigkeiten wie das Aktualisieren von Kandidatenstatus und das Beantworten von Anfragen waren manuell und zeitaufwendig.

3. Hürden bei der Zusammenarbeit: Wachsende Teams hatten Schwierigkeiten mit effektiver Kommunikation und Projektmanagement.

4. Mitarbeiterengagement: Es war eine Herausforderung, das Mitarbeiterengagement aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass sie über Unternehmensneuigkeiten informiert und eingebunden waren.

5. Effiziente Trainingsdurchführung: Es bedurfte eines effizienteren Systems, um neue Mitarbeiter konsistent und hochwertig zu schulen und sicherzustellen, dass alle mit den Unternehmensabläufen vertraut waren.

Die Lösungen

Liebl & Frank implementierten Workbase, um diese Herausforderungen zu überwinden, und profitierten von der umfassenden Suite von Tools, die darauf ausgelegt sind, Abläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

Zentralisiertes Mitarbeiterportal & Trainings

Beispiel 1: Verwaltung von Kunden- und Kandidatendaten
Vor Workbase nahm der Zugriff auf Daten über verschiedene Plattformen hinweg viel Zeit in Anspruch. Mit dem zentralisierten Portal von Workbase konnten alle Kunden- und Kandidateninformationen an einem Ort gespeichert werden. Dies verringerte die Zeit, die für die Suche nach Informationen aufgewendet wurde, um 75 %, wodurch das Unternehmen Hunderte von Stunden pro Monat einsparte, die nun strategischeren Aufgaben gewidmet wurden.

Beispiel 2: Trainings mit In-App-Aufzeichnung
Die Trainingsfunktion von Workbase mit In-App-Aufzeichnung ermöglichte es Liebl & Frank, konsistente Trainingsinhalte bereitzustellen. So wurden beispielsweise Onboarding-Videos direkt in Workbase aufgenommen und sofort mit neuen Mitarbeitern geteilt, was die Einarbeitungszeit um 50 % reduzierte. Dadurch erhielten alle Mitarbeiter das gleiche hochwertige Training, ohne dass wiederholte manuelle Sitzungen erforderlich waren.

AI-Assistent für Routineaufgaben

Beispiel 1: Automatisierung der Kandidatenkommunikation
Der AI-Assistent automatisierte 70 % der Kandidatenkommunikation, wie das Versenden von Statusaktualisierungen und Erinnerungen für Vorstellungsgespräche. Dies verringerte die manuelle Arbeitsbelastung des HR-Teams um 30 %, sodass sie sich auf vorrangige Aufgaben wie Interviews und Verhandlungen mit Top-Kandidaten konzentrieren konnten.

Beispiel 2: Internes Aufgabenmanagement
Der AI-Assistent optimierte auch das interne Aufgabenmanagement, indem er direkt Informationen abrief, Antworten vorschlug und Aufgaben unter den Teammitgliedern verteilte. Dies verringerte die für administrative Aufgaben aufgewendete Zeit um 25 % und steigerte die Gesamtproduktivität.

Verbesserte Zusammenarbeit mit Whiteboards

Echtzeit-Projektzusammenarbeit
Früher erforderte die Koordination von Projekten den Einsatz mehrerer Tools und Kommunikationskanäle, was zu Verzögerungen führte. Mit den Whiteboards, Pages und Embedded Apps von Workbase konnten Teams in Echtzeit an Kundenstrategien und Rekrutierungsplänen zusammenarbeiten. Beispielsweise konnten Teams während eines großen Projekts zur Rekrutierung von Fachkräften für einen großen Baukunden Ideen sammeln, Strategien dokumentieren und den Fortschritt an einem Ort verfolgen, was die Projektabschlusszeiten verkürzte.

Umfragen und interne Nachrichten für das Mitarbeiterengagement

Beispiel 1: Durchführung von Mitarbeiterumfragen
Um die Bedürfnisse der Mitarbeiter besser zu verstehen und interne Prozesse zu verbessern, nutzte Liebl & Frank das Umfragetool von Workbase, um Feedback zu sammeln. Anonymisierte Umfragen halfen dem Management, Einblicke in die Mitarbeiterzufriedenheit und Verbesserungspotenziale zu gewinnen. Dies führte zu umsetzbaren Änderungen, wie der Verbesserung von Initiativen zur Work-Life-Balance, was die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit um 20 % steigerte.

Beispiel 2: Information der Mitarbeiter
Die interne Nachrichtenfunktion von Workbase ermöglichte es Liebl & Frank, Updates, Richtlinienänderungen und Unternehmensankündigungen an einem zentralen Ort zu teilen. Die Mitarbeiter verpassten keine wichtigen Informationen mehr, da Benachrichtigungen automatisch gesendet wurden und sie die Nachrichten bequem nachlesen konnten. Diese Transparenz verbesserte das Mitarbeiterengagement und die Ausrichtung auf die Unternehmensziele um 15 %.