Die Herausforderung

Beim Deutschen Institut für Verbraucherschutz (IFV) führten traditionelle, papierbasierte Prozesse zu Verzögerungen und Ineffizienzen in allen Bereichen. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter war eine mühsame Aufgabe, die oft stapelweise Papierarbeit und lange Präsenzschulungen erforderte, die Wochen in Anspruch nahmen. Die Kommunikation innerhalb der Organisation war auf vielen Plattformen verteilt und basierte stark auf E-Mails und physischen Dokumenten, was häufig zu Missverständnissen und Verzögerungen führte. Das IFV erkannte, dass es, um weiter zu wachsen und effektiver zu arbeiten, seine Arbeitsweise modernisieren und diese bürokratischen Engpässe beseitigen musste.

Die Lösung: Workbase

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, implementierte das IFV Workbase, ein umfassendes Mitarbeiterportal, das alle Prozesse unter einem digitalen Dach vereinte. Der Übergang zu Workbase ermöglichte es dem IFV, den gesamten Arbeitsablauf von der Einarbeitung bis hin zu den täglichen Abläufen zu digitalisieren. Mit Workbase schuf das IFV eine zentrale Plattform, auf der Mitarbeiter auf alle Informationen, Schulungsmaterialien, komplexe Produktprüfungs-Checklisten und interne Nachrichten zugreifen konnten—alles an einem Ort. Dieser Wandel reduzierte den Bedarf an papierbasierten Prozessen und manueller Dateneingabe drastisch und ebnete den Weg für ein effizienteres und kohärenteres Arbeitsumfeld.

Beispielsweise dauerte die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die früher Monate in Anspruch nahm, nun dank automatisierter Workflows und digitaler Schulungsmodule nur noch etwas mehr als eine Woche. Dies beschleunigte nicht nur die Einarbeitung, sondern stellte auch sicher, dass alle Mitarbeiter konsistente und aktuelle Informationen erhielten.

Optimierung von Arbeitsabläufen und Steigerung der Effizienz

Die Implementierung von Workbase hatte einen tiefgreifenden Einfluss auf die Gesamtproduktivität des IFV. Früher verbrachten Mitarbeiter viel Zeit damit, sich durch verschiedene Systeme zu navigieren, um die benötigten Informationen zu finden, was oft zu Verzögerungen und Frustration führte. Workbase eliminierte dies, indem alle Ressourcen in einer einzigen, benutzerfreundlichen Plattform zusammengefasst wurden.

Infolgedessen wurde der Zeitaufwand für administrative Aufgaben um fast 40% reduziert, was den Mitarbeitern mehr Zeit für strategische Initiativen ließ. Der in Workbase integrierte KI-gestützte Assistent steigerte die Effizienz zusätzlich, indem er sofortige Antworten auf häufige Anfragen lieferte und so die Belastung für die Personalabteilung und andere Verwaltungsabteilungen reduzierte.

Verbesserung der Kommunikation und Mitarbeiterbindung

Workbase spielte auch eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung der internen Kommunikation im IFV. Vor der Einführung von Workbase gingen wichtige Updates und Ankündigungen häufig in der Flut täglicher E-Mails unter. Jetzt sind mit der Nachrichtenfunktion von Workbase alle internen Mitteilungen zentralisiert und für jeden Mitarbeiter leicht zugänglich.

Das IFV nutzte auch die Umfragetools von Workbase, um regelmäßig Feedback von den Mitarbeitern einzuholen. Dieses Feedback war entscheidend für kontinuierliche Verbesserungen der internen Prozesse und stellte sicher, dass die Organisation an die Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst ist.